SII capitalise

La capitalisation des compétences et des connaissances est encore insuffisamment propagée dans les entreprises. Dans une économie fortement concurrentielle et en mutation continue, face aux exigences multiples de clients en perpétuelle évolution, c'est pourtant par l'exploitation de ses compétences et de ses connaissances que l'entreprise peut répondre et prospérer. Sa richesse fondamentale est avant tout humaine.

SII l'a bien compris en lançant il y a un peu plus de deux ans une démarche de capitalisation, qui s'inscrit dans un Projet d'entreprise. Après une longue phase de sensibilisation, les premiers effets concrets se font jour.

Compétences et Connaissances ?

La capitalisation, c'est l'action d'extraire, formaliser et sauvegarder les connaissances acquises et détenues dans la pratique quotidienne d'une activité, essentiellement les savoir-faire et retours d'expérience.

Il est important de savoir que l'on met plus l'accent sur la capitalisation des connaissances et du savoir-faire, que celle des compétences. En effet, les compétences sont propres à un individu tandis que les connaissances se partagent et sont véhiculées au sein d'une organisation. 

La compétence est une qualité personnelle ou collective grâce à laquelle 'je peux' ou 'nous pouvons' faire quelque chose. Elle est l'activation ou la mobilisation d'une connaissance particulière dans un contexte professionnel donné.

La connaissance, plus généralement, est ce grâce à quoi nous élaborons des réponses et des solutions à des problèmes nouveaux. Elle peut avoir deux significations apparemment très différentes ; d'une part, elle est ce qui me rend capable d'interpréter une information, de donner son sens à un savoir, et d'autre part, elle est aussi un être humain - une connaissance, une relation ou un ami - qui peut être un allié dans une situation problématique.

Compétences ou connaissances sont intrinsèquement liées l'une à l'autre et caractérisent les richesses humaines que détient l'entreprise.

La Capitalisation, un Projet d'entreprise chez SII

Chez SII Aix-en-Provence, la capitalisation des compétences et des connaissances est un projet d'entreprise à part entière et c'est Jean Pierre Roux, directeur de la BU Aéronautique qui a la responsabilité de ce processus.

 

Tous les salariés sont concernés par cette démarche et tous les domaines de compétences de SII sont pris en compte. Longue à s'implanter et à porter ses fruits, cette démarche est inéluctable car elle répond aux mutations et évolutions de la donne économique où une ressource essentielle est la pérennisation du savoir.

« Il faut voir la capitalisation des compétences et des connaissances comme la gestion d'un patrimoine, explique Jean-Pierre Roux, Quand un client nous confie des prestations de longue durée, c'est un investissement pour lui, et il souhaite que nous sachions pérenniser cet investissement en ayant notamment la capacité à monter ensuite rapidement en compétences et en connaissances sur ses activités. A charge donc pour SII de maitriser, ce que l'on appelle le ticket d'entrée ou la courbe d'apprentissage sur le domaine d'activité du client. Chez Airbus Helicopter par exemple, selon la  nature de l'activité, un nouvel entrant atteint un premier niveau d'autonomie qu'au bout de six mois.

En outre, nous formons nos collaborateurs sur l'activité de nos clients afin d'étendre encore plus notre base de connaissances. Ainsi, nous sommes une des rares sociétés de services à envoyer nos ingénieurs se former aux systèmes          Hélicos, formations faites par des ingénieurs aéronautiques d'Airbus Helicopters. Cela dure cinq jours et cela a un coût non négligeable, mais c'est pour nous essentiel que nos collaborateurs montent encore plus rapidement en compétences sur les aspects métiers ».

La capitalisation selon un Mode d'emploi

La démarche de capitalisation a déjà fait l'objet d'actions menées selon un mode d'emploi reconnu : Quick Start - Who's who - Référentiel documentaire et Welcome Package (lire article : Capitaliser : Mode d'emploi).

« L'un des premiers chantiers que nous avons mené, explique Jean-Pierre Roux, concerne les entretiens annuels. Nous avons institutionnalisé les objectifs de capitalisation. Nous demandons à nos collaborateurs de faire notamment des « Welcome Package », des livrets de bienvenue. Tout ce qu'ils ont appris et compris est ainsi écrit dans ce guide d'utilisation».

En juin dernier, SII Aix-en-Provence a lancé en interne un questionnaire auprès de ses 200 collaborateurs. Les questions portaient sur leurs attentes en termes de capitalisation. 40 collaborateurs ont répondu, ce qui peut paraître peu mais pas au point d'inquiéter Jean-Pierre Roux : « Souvent on pense que capitaliser, c'est travailler pour les autres, souligne-t-il, Déjà il faut expliquer le Pourquoi et le Comment de la capitalisation, montrer les intérêts et les bénéfices de cette démarche. Si tout le monde le fait, il y a un côté vertueux, chacun va récupérer le fruit du travail des autres ».

Les résultats de ce questionnaire seront présentés prochainement à l'ensemble des  collaborateurs mais les retours auront déjà eu le mérite d'identifier les premiers contributeurs les plus motivés qui pourraient être des relais sur le terrain.

SII Aix-en-Provence a également organisé ses premiers « Quick Start », présentation interactive  permettant de mieux comprendre une activité. En novembre dernier, un « Quick Start » a porté sur les commandes de vol. Le prochain, en février, évoquera les performances hélicos.

Enfin les éléments capitalisés par les collaborateurs SII se trouvent très souvent regroupés au sein d'un Wiki qui correspond à une application web  permettant la création, la modification et l'illustration collaboratives de pages dédiées à la capitalisation à l'intérieur d'un site web.

La triple satisfaction de la Capitalisation

Capitaliser tend vers une triple satisfaction, c'est le modèle que suit SII. Bien structurée et maîtrisée, cette démarche peut être à l'origine d'une triple satisfaction : celle du collaborateur SII contributeur, celle des autres collaborateurs « utilisateurs » et bien évidemment celle des clients.

Pour chaque collaborateur, c'est un moyen de mieux structurer, approfondir et maîtriser ses connaissances. On pense souvent que l'on capitalise que pour les autres, mais en réalité on capitalise également pour soi-même. Un travail de capitalisation permet également de se questionner et parfois même de clarifier ses propres connaissances.

Le fruit de cette capitalisation a pour avantage de décupler les savoirs au sein de l'entreprise et de mieux maîtriser et raccourcir le temps de montée en compétence d'un nouvel arrivant sur une activité.

Quant aux clients, cela leur profite pleinement. La capitalisation permet de mieux sécuriser leur activité notamment en cas de remplacement d'un collaborateur SII « sachant » par un nouveau collaborateur SII.  « De plus en plus les clients ont des budgets serrés,  précise Jean-Pierre Roux. Ils sont dans une logique d'efficience et souhaitent acheter des prestations au juste consommé avec forcément, un minimum de coût lié à la courbe d'apprentissage de nouveaux entrants sur leur domaine d'activité».

La capitalisation des compétences et des connaissances, rappelons-le est inéluctable, dans bon nombre de secteurs économiques, les savoirs se délitent. Pourtant, au final, capitaliser c'est aussi un gain de temps, un gain d'argent et une atténuation des risques.